Les futurs hôtes olympiques bénéficient de l'expérience de Tokyo 2020

Tout au long des Jeux Olympiques et Paralympiques de Tokyo 2020, les comités d'organisation (COJO) de Beijing 2022, Paris 2024, Milano Cortina 2026 et LA28 participent au programme "expérience des Jeux" (Games Experience Programme - GEP) du Comité International Olympique (CIO).

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Développé par le CIO en coopération avec le Comité International Paralympique (IPC) et soutenu par l'Académie mondiale du sport (WAoS), le programme "expérience des Jeux" (GEP) se déroule sur 42 jours, avec 135 activités réparties tout au long des deux  événements, soit les Jeux Olympiques et les Jeux Paralympiques.

Il y a 120 observateurs à Tokyo provenant des quatre hôtes des prochains Jeux Olympiques d’été et d'hiver. Les domaines d'intérêt particulier comprennent le Centre principal des opérations, les opérations menées sur les sites, les conditions requises et opérations spécifiques aux sports et les opérations des parties prenantes.

Depuis 2002, le CIO s’est attaché à développer une approche de plus en plus structurée du processus d'apprentissage pour les Jeux, qui inclut le GEP. Ceci fait partie d'un projet à long terme d'information, de connaissance et d'apprentissage des Jeux (Information, Knowledge and Games Learning - IKL) qui a été conçu pour soutenir le travail de planification et de mise en oeuvre des Jeux, ainsi que de gestion de l’héritage, que devront accomplir les prochains hôtes des Jeux Olympiques d’été et d'hiver.

Chris Payne, directeur adjoint chargé de l’unité IKL, dirige cette initiative pour le CIO. "L'organisation des Jeux Olympiques est l'une des opérations les plus complexes qui existe au monde. Accueillir des milliers de participants aux Jeux venus du monde entier pendant 16 jours de compétition nécessite au moins sept ans de préparation puis une année consacrée à la dissolution. Et cela sans compter la gestion de l'héritage des Jeux longtemps après la fin de la cérémonie de clôture", a-t-il confié. 

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Et de poursuivre : "Au cours des sept années de préparation, les personnes travaillant pour chaque comité d'organisation des Jeux Olympiques acquièrent un savoir-faire considérable, qui sera très utile aux futurs hôtes." Ce savoir-faire accumulé peut contribuer à la réussite de la planification et de l'organisation de chaque édition des Jeux, et aider chaque COJO à développer sa propre vision".

"Grâce au transfert de connaissances, les futurs organisateurs peuvent mieux comprendre comment une ville hôte et sa population bénéficient de l'impact et de l'héritage durables des Jeux - et ils peuvent ainsi mieux gérer les opportunités et les risques."

La mission d'IKL est essentiellement de promouvoir et de stimuler un apprentissage innovant et intégré, lié à l'organisation des Jeux Olympiques. Cette démarche repose sur l'idée que la connaissance est l'atout le plus important du CIO, sa plus grande richesse, et que chacun œuvrant dans le cadre des Jeux est un artisan de cette connaissance qui dispose d’un droit d’accès à des informations de haute qualité provenant de sources multiples.

Plus d’une dizaine de comités d'organisation ont déjà bénéficié de ce programme au cours des 19 dernières années. En parlant du processus d'apprentissage, Masa Takaya, porte-parole de Tokyo 2020, a déclaré : "Participer aux Jeux est toujours une excellente occasion pour les futurs comités d'organisation d'écouter et d'apprendre sur le terrain. J'ai eu l'occasion de participer à trois éditions des Jeux dans le passé - Sotchi, Rio et PyeongChang. Chacune de ces éditions a été une excellente occasion d'écouter et d'apprendre de leurs expériences."

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L'unité IKL développe des projets et des activités qui sont approuvés chaque année. La plupart de ces projets concernent directement le département des Jeux Olympiques du CIO. Les documents produits comprennent les cadres généraux des Jeux Olympiques, les conditions opérationnelles du contrat hôte olympique et les guides des Jeux Olympiques.  Des activités interactives pour les parties prenantes sont également développées pour soutenir le processus d'apprentissage.

C'est toutefois pendant la période des Jeux que l'apprentissage pratique est le plus important. Il existe des programmes d'observation pendant les épreuves tests, des programmes d’accompagnement pour différentes fonctions et un programme de détachement dans le cadre duquel des employés des futurs comités d'organisation sont affectés pour des missions de courte durée dans l’organisation des Jeux en phase de préparation terminale. Il existe également un programme d'observation sur mesure pour les cadres dirigeants.

Anne Descamps, directrice de la communication pour Paris 2024, faisait partie de l’équipe d’observateurs à Tokyo. En évoquant son expérience, elle a confié : "Il est très important de participer aux activités d’IKL car nous devons nous tenir prêts à prendre le relais après Tokyo. Donc en étant ici, en regardant et en apprenant de nos amis à Tokyo, c'est très important pour nous, afin que nous puissions nous préparer pour 2024".

Ye Chang, responsable de la division pour la communication internationale de Beijing 2022, a également évoqué les avantages du programme. "Ici, à Tokyo, nous avons assisté à la quasi-totalité du processus des opérations et avons pu observer les efforts déployés par le comité d'organisation de Tokyo dans tous les domaines", a-t-elle déclaré. "Cela nous sera très utile pour nos préparatifs dans les six prochains mois qui précèdent nos Jeux".

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En plus du GEP, l'équipe IKL de Tokyo collecte les principaux documents de référence produits par le comité d'organisation de Tokyo 2020 ; il est prévu d’en rassembler plus d’un millier. Les données recueillies porteront notamment sur l'occupation des espaces des différents sites, le village olympique et le système de transport des athlètes.

Le matériel pédagogique produit comprendra environ 200 heures d'entretiens, des photos illustrant plus de 40 secteurs fonctionnels, ainsi que des études qualitatives. Une séance bilan conjointe sur les Jeux de Tokyo 2020 et de Beijing 2022 aura également lieu en juin 2022, afin de transmettre les enseignements tirés de ces deux éditions aux futurs hôtes des Jeux Olympiques.

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